[spoiler]
ДП «Эйвон Косметикс Юкрейн» - «дочка» всемирно известной американской компании. Avon осуществляет свою деятельность на территории Украины с 1997 года. По результатам исследований, проводившихся компанией Euromonitor International Ltd в 2013-2014 гг., Avon было признано брендом №1 на косметическом рынке Украины.
Когда полтора года назад я присоединилась к компании, первое, что сделала, - проанализировала возможные пути оптимизации работы. Ведь нагрузка была большой (на предприятии работает около 400 человек), а численность юристов, несмотря на кризисные времена в стране, в отделе ограничено.
Я обратила внимание, что очень много времени тратится на редактирование договоров, тексты которых оказывают контрагенты. Дело в том, что в Avon, как в крупной международной корпорации, есть определенный перечень положений, которые обязательно должны быть включены в договоры: налоговое оговорки, положения о защите персональных данных и конфиденциальность. Кроме того, в процессе ведения своей деятельности Avon придерживается требований антикоррупционного законодательства во всем мире, непосредственно предусмотрено в соответствующих внутренних процедурах, следовательно, антикоррупционные оговорки также обязательным условием любого договора.
Для того чтобы включить обусловлены положения к текстам договоров, тратился ценное время. Если таких договоров три в день, то время можно и потратить. Но, если их 10, а еще нужно анализировать нормативно-правовые акты, предоставлять консультации всем отделам и выполнять другую ежедневную работу «in-house» юриста?
Тогда я решила, что нужно разработать специальные дополнительные соглашения к договорам с соответствующим набором обязательных в компании положений, в зависимости от того, какие из них нет в тексте договора контрагента. Например, дополнительное соглашение с антикоррупционными и налоговыми оговорками, дополнительное соглашение с конфиденциальными положениями и тому подобное. С тех пор инициатор подписания соответствующего договора имеет, кроме коммерческих условий, отслеживать каких именно обязательных положений хватает договора, а также передавать контрагенту соответствующее дополнительное соглашение к подписанию.
Итак, сразу сократилось время, юрист тратит на утверждение текста договора контрагента.
Кроме того, мы разработали около 15 типовых договоров и осуществили соответствующую коммуникацию сотрудникам, прежде всего при подписании договора с контрагентом мы предлагаем подписать типовой договор, разработанный юридическим отделом ДП «Эйвон Косметикс Юкрейн».
В работе нашего юридического отдела мы руководствуемся правилом «24/3», что означает, что юрист должен предоставить первый ответ на запрос сотрудника компании (нашего «внутреннего клиента») в течение 24 часов (или ответ сразу, если вопрос не сложный), а окончательную ответ предоставить в течение не рабочих дней.
Кроме рынка Украины, наш юридический отдел обеспечивает юридическую поддержку компании Avon в Грузии. Сложность работы вызвана перкдусим тем, что мы не располагаем грузинском языке. Но благодаря юридической фирме-партнеру в Тбилиси мы создали двуязычные (на грузинском и английском языках) различные типовые договоры и дополнительные соглашения, которые на 75% обеспечивают потребности бизнеса в Грузии. Итак, удалось оптимизировать работу и по этому направлению.
Среди важных направлений нашей работы является также проведение регулярных тренингов для сотрудников ключевых отделов компании. Так, недавно мы провели тренинги для отделов маркетинга и PR, ведь понимаем, что реклама продуктов для женской красоты должна быть также юридически «красивой». Мы как юристы женщины понимаем, насколько влияние словесной и визуальной коммуникации зависит от эстетики ее подачи, но неуклонное соблюдение норм действующего законодательства Украины не менее важным.
В начале марта этого года мы провели такое мероприятие, как «Юридический завтрак для отдела HR». Идею «юридического завтрака» мы заняли в компании «Arzinger», которая является «мастером» во время проведения таких мероприятий. С «Arzinger» я сотрудничала еще на предыдущем месте работы, и ценю их за профессионализм и высокое качество юридических услуг.
Юридический отдел компании прямых продаж является не только партнером «внутреннего клиента», мы также реализуем проекты, помогающие основным партнерам нашего бизнеса - дистрибьюторам, которые являются частными предпринимателями и плательщиками единого налога третьей группы. Компания уделяет большое внимание вопросу стимулирования развития малого бизнеса в Украине, и юристы в этом вопросе - основная движущая сила. Частные предприниматели, в том числе дистрибьюторы косметической продукции, очень чувствительны к любым законодательных изменений. Так, в 2001г. В связи с налоговой реформой почти каждый десятый представитель сферы прямых продаж вынужден был прекратить свой бизнес. Этой индустрии, которая вносит существенный вклад в бюджет страны, понадобилось около двух лет для восстановления. В начале этого года также вступили в силу новые изменения в Налоговый кодекс Украины. Эти изменения были в том числе и положительными, например, снижение ставок единого налога. На будущее мы видим, что для дальнейшего реформирования нужно пересмотреть ставку ЕСН и упростить систему документооборота. Так, согласно последним законодательным новациям, плательщики единого налога первой, второй и четвертой групп должны подавать налоговые декларации один раз в год. В то же время третья группа, по-прежнему вынуждена подавать их ежеквартально. Мы считаем, что эта группа также нужно перевести на годовую отчетность, чтобы снизить бюрократическая нагрузка на них.
Мы стараемся информировать наших партнеров о важных изменениях в законодательство, предоставлять разъяснения и отвечать на вопросы. Для этого у нас, помимо традиционных каналов коммуникации, онлайн-инструмент, доступный на сайте в личном кабинете каждого дистрибьютора. В частности, недавно мы давали разъяснения по вопросу обязательного введения расчетно-кассовых аппаратов, которое является критически важным для наших партнеров-частных предпринимателей был вопрос обязательного введения расчетно-кассовых аппаратов. Ведь согласно п. 12 ст. 9 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», если плательщики единого налога (физические лица-предприниматели) третьей группы предоставляют услуги на основании соглашений, заключенных с компаниями-юридическими лицами, и к тому же проводят расчеты в безналичной форме, то в этом случае РРО не применяются. Без поддержки юридического отдела компании нашим партнерам было бы чрезвычайно трудно самостоятельно разобраться с этим вопросом, следовательно, можно сказать, что мы, как юристы, строим партнерские отношения не только с офисными работниками, но и одновременно с тысячами партнеров компании по всей стране.
Что помогает нашему юридическому отделу быть эффективным при таком количестве проектов и направлений деятельности? Одной из главных корпоративных ценностей компании Avon является доверие. Джим О'Тул в книге «Впереди перемен» напоминает, что доверие формируется там, где лидер проявляет несомненную уважение к своим подчиненным. Я уверена, что именно доверие друг к другу делает сильной нашу юридическую команду.
По материалам "Юридической газеты". Автор: Виктория Мельниченко «ДП «Эйвон Косметикс Юкрейн» руководитель юридического отдела, к.ю.н.
